Abikomitee: Wo fange ich an? – Tipps und Antworten

Der Abiball, die Abizeitung und natürlich die Abireise. All diese Dinge machen das Abi erst komplett.

Die Organisation der Abireise ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Alle wollen die Reise schließlich als Highlight in Erinnerung behalten.

Aber keine Sorge. Das max-tours.de-Team möchte es dir so einfach wie möglich machen und dir jegliche Unsicherheit nehmen! Dafür haben wir hier eine Check-Liste entworfen, die Du dir als OrganisatorIn der Abireise gut zur Hilfe nehmen kannst.

Also legen wir los:

Aller Anfang ist schwer

• Ansprechpartner: Klärt eindeutig, wer für die Planung der Abireise verantwortlich ist und sich darum kümmert. Diese Person ist zentraler Ansprechpartner für die Stufe und vermittelt zwischen Teilnehmern und Reiseveranstalter.
• Abstimmung: Im Brainstorming sammelst Du die Meinungen darüber, was die Klasse oder der Jahrgang überhaupt will. Sammel ruhig ein paar Flyer und Kataloge vorab. So hast Du einen ersten Überblick welche Reisen angeboten werden. Schau auch auf den Internetseiten vorbei, da diese meistens aktueller sind. Falls die Klasse von dir Vorschläge erwartet, kannst Du diese dann direkt präsentieren.
• Ergebnisse: Die Auswahl des Zielortes bzw. der Zielorte ist ein wichtiger Schritt! Entscheidet euch für maximal drei Zielorte, am besten ist es jedoch, wenn Ihr gleich einen bestimmten Ort festlegt. Der Auswahlprozess von der Angebotserstellung über die ständigen Abstimmungen bis hin zur Buchung dauert sonst viel zu lang. Wer sich schnell entscheidet erhält auch oft die besseren Deals! Unser Team hilft dir gern dabei, dir die Vor- und Nachteile der einzelnen Ziele zu erklären.
• Erst die Arbeit dann das Vergnügen: Der Ort ist also schon mal gefunden. Sehr gut! Jetzt muss man nur noch Einzelheiten besprechen wie z.B.
  1. Hotelkategorie
  2. Verpflegung
  3. Budget
  4. Bus- oder Fluganreise (auch geteilte Anreise ist möglich!)
  5. Zeitraum
  6. Personenanzahl so genau wie möglich bestimmen

Der erste Schritt ist getan, nun übernehmen wir die Arbeit

• Angebot anfordern: Wenn Du alle Daten gesammelt hast, nimmst Du am einfachsten über den Link „Kontakt/Anfrage“ Kontakt zu uns auf. Schreibe in das Formularfeld alle gesammelten Angaben. Telefonisch oder per Mail ist dies natürlich auch möglich. Wir werden dir ein Angebot genau nach euren Wünschen erstellen und mit dir Kontakt aufnehmen.
• Wünsche: Wir können das Angebot jeder Zeit anpassen. Zusammen mit dir, dem Feedback der Klasse und unseren Partnern werden wir dann ein optimales Angebot für euch erstellen.

Was lange währt, wird endlich gut

• Teilnehmerliste: Du solltest jetzt die Liste vorbereiten, die Du von uns vorgefertigt mit dem Angebot erhältst. Lass alle Mitfahrenden unterschreiben, dass Sie an der Reise nach xxx, vom xx bis zum xx zum Preis von xx verbindlich teilnehmen. So bist Du als Organisator abgesichert und trägst kein Risiko für andere Teilnehmer.
  Busreisen könnt ihr auch direkt über unsere Homepage unter Preise und Termine buchen. Für diesen Fall solltest Du dir eine persönliche Liste zur Absicherung erstellen, um kein Risiko zu tragen.
• Bestätigung & Anzahlung: Du erhältst eine Buchungsbestätigung. Bis 10 Tage nach Empfang der Bestätigung und der Sicherungsscheine müsst Ihr pro Person eine Anzahlung von 25% zzgl. der freiwilligen Versicherung (bei Flugreisen evtl. etwas mehr) an den Reiseveranstalter leisten.
• Geschafft: Den Restbetrag müsst Ihr dann ca. fünf Wochen vor Fahrtantritt sammeln und bezahlen. Und dann nichts wie ans Koffer packen, die unvergessliche Reise kann kommen!

Nützliche Listen, die Dir/Euch die Organisation vereinfachen findest Du unter Downloads.